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De nombreuses mauvaises communications par email résultent le plus souvent d'une mauvaise perception de ton ou de la compréhension du message ! Voici quelques conseils et astuces pour gagner en efficacité à travers vos mails suivant votre Style Social et celui de votre interlocueteur.

Nos apppareils de communication biologiques, comme notre cerveau, sont optimisés pour une communication en face en face. Les emails sont vidés de leurs repéres sociaux familiers tels que les contacts visuels et les expressions faciales. Le bénéficiare ne peut pas entendre la voix dans ces échanges écrits; et le destinataire interprète les emails seulement 50% du temps de façon correcte (Kruger et Epley, 2005). Cela mène souvent à des malentendus, de la mauvaise volonté, de la perte de confiance, et des relations dégradées.

Et si tout cela n'est pas managé ou attenué, l'impact des relations négatives à terme, réduira la productivité !

 COMMENT LE STYLE D'UN EMAIL AIDE LES MANAGERS  
 

Dans le cadre d'une thèse de doctorat, le modèle des Styles Sociaux a été utilisé comme guide pour démontrer si le Style peut être déterminé à travers l’email. Pour cette étude, le contenu de 300 emails professionnels soumis à 32 responsables issus d’organisations diverses ont été analysés. En utilisant le modèle des Styles Sociaux, la recherche a pu déterminer le Style de la majorité des participants avec précision. Le plus important est que le Style des individus a été déterminé entièrement par un programme informatique défini pour analyser les caractéristiques des Styles, et non pas sur un jugement personnel ou celui d’un autre. 

Reconnaître le Style d’email d’un salarié et rédiger ou adapter l’email sera par conséquent bénéfique pour le manager pour plusieurs raisons : fournir de meilleures réponses et éviter des réactions négatives, montrer du respect aux différents Styles. Par exemple, en « demandant » plutôt qu'en « affirmant » ou en se focalisant sur les sujets liés au business plutôt que sur des sujets personnels avec ceux qui sont plus axés sur le « contrôle »; la communication interpersonnelle, utilisant les alertes sociales à travers de nouveaux emails qui accroissent le niveau de confort des salariés aide au développement et au renforcement des relations professionnelles avec des personnes travaillant à distance.

 
 VISUALISER L'EXPEDITEUR ET LE DESTINATAIRE  
 

Dans la perspective d’améliorer les communications mails, la priorité est de penser au destinataire ou à l’expéditeur.

Destinataires, essayez de visualiser votre expéditeur et sa personnalité et entendez sa voix.

Expéditeurs, mettez une résonnance positive ou neutre dans l’objet du message et essayez de ne pas mettre la personne immédiatement en mode défensif.

 
 IDENTIFIER LE STYLE DOMINANT DE L'EMAIL  
 

La clef pour les managers est de reconnaître le Style de chaque collaborateur puis de rédiger un email à un niveau approprié d’affirmation et d’expression. Ci-dessous, un bref descriptif de chaque Style Social et de sa correspondance en termes de style de communication par mail : 

 
Analytique modele  Les collaborateurs de Style Analytique   Les collaborateurs de Style Déterminé Determine modele 

ont tendance à tarder dans leurs réponses, demandent souvent plus d’informations ou de clarifications, utilisent habituellement de courtes, voire aucune formule d’accueil ou de prise de congés, préfèrent parler de détails plutôt que de brainstormer, et présentent les informations dans un format bien organisé. Ils «demandent» plus qu’ils «n’affirment».

 

utilisent souvent de courtes voire aucune formule d’accueil ou de prise de congés et vont droit au but. Ils mélangent rarement dans leur conversation le professionnel et le personnel mais s’ils le font, leurs commentaires personnels sont à la fin de leurs emails «Comment allez-vous et les enfants ?». Ils «affirment» plus qu’ils ne «demandent».

         
 Sociable modele   Les collaborateurs de Style Sociable    Les collaborateurs de Style Expressif  Expressif modele 

utilisent des formules d’accueil et de prise de congés, parleront plutôt de vous que d’eux, sont ouverts et faciles d’accès ou facile à réorienter, suivront souvent le mouvement mettant en avant les besoins des autres avant les leurs, et poseront des questions en réponse aux questions. Par exemple «Où voulez-vous que l’on se rencontre ?». Tout comme le Style Analityque, ils «demandent» plus qu’ils «n’affirment».  

 

présentent souvent plusieurs sujets dans un email. Ils aiment brainstormer, rédigent souvent des emails désorganisés et bavards, utilisent des remerciements et formules de prise de congés, et aiment les émoticônes et les signes d’exclamations. Ils «affirment» plus qu’ils ne «demandent».

Avec de la pratique, identifier ou s'adapter au Style d'un collaborateur peut devenir une habitude. Voici quelques clefs :

 Style Déterminé  
 Rédigez vos emails en commençant par l'essentiel et ne vous référez pas aux gens et aux sentiments, mais plutôt, aux résultats et à leurs conséquences pour avoir un impact.  
 Style Expressif  
 Rédigez vos emails en faisant appel à des mots énergiques, et mettez-les au défi ! Utilisez un équilibre entre précision et convivialité.  
 Style Analytique  
 Ils ont généralement besoin de nombreux faits et chiffres. Par conséquent, laissez les résultats pour la fin de vos emails et soyez vraiment précis quant aux mots utilisés.  
 Style Sociable  
 Rédigez des emails conviviaux. Faites des suggestions plutôt que des questions directives et montrez votre appréciation.  

 

LE TEST DU STYLE D'EMAIL 

 

Quand vous souhaitez communiquer de façon efficace, il est aussi important d'identifier correctement les Styles des individus que d'apprendre à adapter vos modes de communication !

Voici 4 mails rédigés dans 4 Styles différents, saurez-vous dire de quel Style il s'agit ? 

1/ Avez-vous du temps aujourd'hui pour faire la mise à jour du rapport ?

2/ Dites-moi quelles sont les nouveautés ou l'intérêt du rapport ?

3/ Puis-je avoir les résultats du récent rapport avec les données de sauvegarde intégrant le cours de clôture en bourse du jour ?

4/ Il faut envoyer la mise à jour du rapport aujourd'hui.

 

En savoir plus sur les Styles Sociaux

Réponse : 1/Sociable -  2/Expressif - 3/Analityque - 4/Déterminé

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Pulblié le 3 novembre 2011 par TRACOM Group,